Este proceso de migración de las historias en papel a un nuevo sistema de información basado en la historia clínica electrónica ha conseguido integrar en el último año más de un millón de documentos y 148.000 historias clínicas en formato digital, alcanzando el reto de ‘envío cero’ en papel.
Se trata de un proyecto de mejora de los servicios públicos que ha obtenido una mención especial los XI Premios de Excelencia y Calidad convocados por la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas.
La Gerencia de Atención Integrada de Ciudad Real, dependiente del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha, cuenta con 148.000 historias clínicas digitalizadas y más de un millón de documentos incorporados en el último año al sistema de historia electrónica Mambrino XXI, la aplicación común al conjunto de centros hospitalarios del SESCAM que permite el trabajo en red y el acceso inmediato a todos los procesos asistenciales.
Este volumen de datos e informes consolida el proceso de conversión del papel a la era digital permitiendo la estandarización del envío de documentación clínica desde el archivo hasta las unidades, consultas y quirófanos en tiempo real. Desde sus inicios en 2016 se ha alcanzado el reto de ‘envío cero’ en formato papel.
Este proyecto de mejora del sistema de información clínica electrónica del servicio de salud ha sido destacado entre las iniciativas regionales que han optado a los XI Premios de Excelencia y Calidad de los Servicios Públicos de Castilla-La Mancha, obteniendo una mención especial en la categoría de mejores prácticas de gestión interna.
Se trata de incorporar los centros sanitarios al proceso de modernización en la prestación de los servicios públicos que se ha llevado a cabo en Castilla-La Mancha desde distintos ámbitos a través de la digitalización para agilizar la respuesta al ciudadano.
La conversión digital de la historia clínica que se ha desarrollado en la Gerencia de Atención Integrada de Ciudad Real garantiza la trazabilidad de la información, que puede ser consultada con todas las garantías legales por los profesionales independientemente del centro en el que haya sido tratado el paciente.
Trabajo en equipo
La conversión a una administración electrónica integral de la documentación clínica tiene una importancia estratégica y organizativa fundamental en la organización.
Para llevar a cabo este proceso, según ha explicado Cinta Cumbreras, responsable del servicio, fue necesaria una adaptación de las funciones de los profesionales de la Unidad de Documentación Clínica y Archivo, de forma que el personal que realizaba los procesos de gestión de las historias de los pacientes (en sobres físicos que contenían la documentación clínica) ha pasado a reconvertir sus tareas diarias en procesos administrativos relacionados con la digitalización e incorporación de la documentación al sistema de historia clínica electrónica.
De esta forma, “se le da más peso en la labor diaria al expurgo, indexación, catalogación, escaneo e incorporación de la documentación al sistema electrónico, aumentando así de manera exponencial el número de historias digitalizadas y, a su vez, poniendo a disposición de los profesionales toda la documentación que se genera a diario procedente de dispositivos electrónicos no integrados, como es el caso de los consentimientos informados o pruebas como las campimetrías, audiometrías, urodinámicas, electrocardiogramas, que suponen entre 1.000 y 1.500 documentos diarios aproximadamente”, ha concretado Cumbreras.
Este cambio de modelo de la administración pública es fruto del trabajo de un equipo multidisciplinar de profesionales de la Unidad de Documentación Clínica y Archivo, que da soporte transversal a la organización, así como a la colaboración de los equipos asistenciales.
