Cada día, el archivo del Hospital General Universitario de Ciudad Real distribuía entre 2.000 y 2.200 historias clínicas en papel por los distintos servicios y consultas del centro, lo que suponía la movilización diaria de hasta 5.000 kilos de peso en papel.
La Gerencia de Atención Integrada de Ciudad Real, del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha, ha completado una primera fase de conversión al sistema de la historia clínica electrónica con la digitalización de más de 87.000 historias en papel.
Cada día, el archivo del Hospital General Universitario de Ciudad Real distribuía entre 2.000 y 2.200 historias clínicas en papel por los distintos servicios y consultas del centro. Un proceso que realizaban los profesionales del área mediante el transporte de carros con las historias clínicas que podrían pesar hasta 200 kilos cada uno, lo que suma a diario la movilización de hasta cinco mil kilos de peso en papel.
La implantación el pasado año del sistema de historia electrónica Mambrino XXI, una aplicación común al conjunto de centros hospitalarios del SESCAM que permite el trabajo en red y el acceso inmediato a todos los procesos asistenciales, ha supuesto un gran avance en el paradigma de la atención sanitaria a nuestros pacientes. Este importante cambio se está simultaneando con la digitalización de la documentación de papel de las historias del hospital.
“Hasta el momento se han incorporado al formato digital 87.000 historias clínicas que tenían únicamente formato físico en papel y continuamos incrementando a diario esta cifra”, ha explicado Cinta Cumbreras, documentalista responsable del Archivo y Documentación Clínica de Hospital de Ciudad Real.
Un trabajo ingente que implica ofrecer a todos los profesionales soporte electrónico de todos los procesos asistenciales de manera “ágil, segura y con una completa trazabilidad de la información”. La conversión a una administración electrónica integral de la documentación clínica “tiene una importancia estratégica y organizativa fundamental para nuestra organización”, ha añadido la responsable del servicio.
Para llevar a cabo este proceso, ha sido necesario una adaptación de las funciones de los profesionales de la unidad, ya que “antes el personal administrativo del archivo realizaba un trabajo más físico, y ahora implica una labor más administrativa adecuada a su perfil profesional”.
Hasta la conversión al sistema digital cada día el personal celador del archivo tenía que distribuir en turno de mañana los 25 carros de transporte con las respectivas historias clínica en papel y rescatar el mismo número de carros de historias desde las unidades para entregar y custodiar en las unidades.
Ahora, ha explicado Cumbreras, el personal que realizaba las funciones de gestión de las historias ha pasado a reconvertir sus tareas diarias. Un grupo de personas se encargan de dar más peso a la digitalización, aumentando el número de historias digitalizadas y el grupo restante se encarga de incorporar al sistema de historia clínica electrónica Mambrino XXI toda la documentación que se genera a diario procedente de dispositivos electrónicos no integrados en Mambrino XXI, como es el caso de los consentimientos informados o pruebas como las campimetrías, audiometrías, pruebas urodinámicas, electrocardiogramas, que suponen aproximadamente entre 900 y 1.000 documentos diarios.
Trazabilidad de la información y seguridad documental
La conversión digital de la historia clínica garantiza la trazabilidad de la información, que puede ser consultada con todas las garantías legales por los profesionales independientemente del centro en el que haya sido tratado el paciente.
La siguiente fase de digitalización del Archivo y Documentación Clínica supone la incorporación de las historias clínicas de infanto-juvenil consideradas “pasivas” o que no tienen movimiento reciente, concreta Cinta Cumbreras, un proceso que ya se ha iniciado con “una actividad media diaria de digitalización de unas 150 historias clínicas”. Posteriormente, se continuará con las historias activas de la Unidad Infanto-Juvenil y seguidamente se digitalizará también la Unidad de Trastornos de la Conducta.
De forma paralela, se han realizado otras mejoras en el servicio como la accesibilidad online a la ventanilla de registro de documentación clínica que facilita a los pacientes solicitar una copia de su historia, o la incorporación de mayores garantías de confidencialidad y legales a la petición electrónica de documentación clínica por parte de cualquier profesional, mediante la solicitud de historia en formato papel por algún motivo estrictamente necesario, a través de la historia clínica en Mambrino XXI, para asegurar la trazabilidad mediante clave y usuario.
Según Cumbreras, este proceso de reconversión en el archivo “está teniendo un resultado satisfactorio gracias a nuestro compromiso con esta nueva forma de trabajo y a la colaboración de todo el personal que ha intervenido en este proceso y especialmente a los jefes de grupo, Lina Pastor y Miguel Ángel Fonseca”, así como a la implicación de los distintos servicios asistenciales, de informática y al personal de Enfermería que han participado en las distintas reuniones formativas sobre optimización del uso de la historia clínica electrónica, concluye la responsable del servicio.
