El sistema se basa en la metodología 5S-Kanban y se ha puesto en marcha en las plantas de Neumología y Cardiología, Neurología y Digestivo, Oncología y Hematología y Ginecología y Paritorio, con el objetivo de incorporarlo de forma progresiva al conjunto del hospital y de los centros de Atención Primaria.
Este nuevo sistema consiste en la estandarización de los procedimientos de selección y ordenación del material, así como en la garantía de mantenimiento de los niveles óptimos de limpieza, estandarización de unas reglas de orden, y el mantenimiento y mejora del sistema.
El Área Integrada de Talavera de la Reina, del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha (SESCAM), ha incorporado un nuevo sistema de gestión de materiales y suministros en los lugares de trabajo, que ha permitido agilizar la reposición de material sanitario y no sanitario al tiempo que se generan importantes ahorros derivados de una organización más eficiente de los circuitos de suministros, y una facilitación de las tareas de los profesionales y un incremento integral de la calidad.
Este sistema, basado en la implantación de la metodología 5S-Kanban, está ya en marcha en las áreas de hospitalización de Neumología y Cardiología, Neurología y Digestivo, Oncología y Hematología, y Ginecología y Paritorio, si bien el objetivo es incorporarlo de forma progresiva en el conjunto del Hospital General Nuestra Señora del Prado y en los centros de Atención Primaria.
Así, ha sido indispensable la implicación tanto del personal de las distintas plantas como del personal del almacén general del hospital, para lo que se han puesto en marcha distintas sesiones formativas.
Metodología de las 5-S
La metodología 5-S Kanban es una herramienta de organización cuyo origen se sitúa en Japón y se desarrolla durante el pasado siglo XX. Integrada en la metodología Lean, está específicamente diseñada para incrementar la calidad y la seguridad en el entorno laboral.
Así, se basa en la aplicación de cinco principios, conocidos como 5S: seleccionar aquello que es necesario, ordenarlo, mantener unos niveles óptimos de limpieza, estandarizar las reglas de orden, mantener las condiciones y mejorarlas progresivamente.
Aplicado al ámbito sanitario, este sistema permite no solo profundizar en la optimización de la gestión de los stocks, sino que contribuye también al incremento y mejora continúa de la seguridad del paciente y de los propios profesionales en su lugar de trabajo.
Eficiencia económica
Además, la mejora en la organización del almacenaje genera una serie de sinergias que culminan en mayor eficiencia económica.
Este ahorro directo es consecuencia de esa mejor organización de los stocks, lo que ha permitido contar con unas reservas de material disponibles para todo el hospital y, por lo tanto, establecer los pedidos de forma progresiva mientras se consume de forma coordinada ese excedente de material.
Tras la puesta en marcha de este nuevo sistema de gestión de stocks entre los meses de marzo y junio, las posteriores auditorías internas revelan que se están cumpliendo los objetivos, de manera que se trabaja en la mejora continua de este sistema.
Se ha constatado una disminución de los productos almacenados de forma innecesaria, así como la optimización de pedidos y uso de los materiales en su momento más adecuado.